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Un contrato de servicio, es un documento donde tu cliente y tu pactan las condiciones del trabajo a realizar, así como las fechas en que se realizará. Si trabajas por cuenta propia, cada vez que aceptes un trabajo, debes firmar junto a tu cliente un contrato de encargo, para evitar problemas a futuro.
Este contrato debe contener, por lo menos lo siguiente:
Identificación del cliente del contrato de servicio
Identificar al cliente es fundamental para el valor legal de cualquier contrato. Si el cliente es una persona jurídica (empresa, cooperativa, sociedad colectiva, etc.,) también se debe identificar a su representante legal, que es el que va a firmar el contrato de encargo. Es importante verificar que la persona que va a firmar (representante legal) está habilitado para serlo por la empresa.
Descripción detallada del servicio(s) a prestar
Es muy importante explicar lo más detalladamente posible, el servicio que se va a realizar. Si consta de varios puntos, todos deben ser descritos claramente, de forma que no quede ninguna duda por parte del cliente.
Lo anterior es importante, no solo desde el punto de vista legal, sino para la retención de los clientes a largo plazo.
Descripción de lo que no incluye el servicio
Este punto muchas veces no se considera, pero se debe incluir. Los clientes muchas veces creen que el servicio incluye todo lo indicado y otras cosas que ellos presuponen debe incluir. Es importante aclararlo y en caso de querer incluir algún punto adicional, colocarlo en la sección anterior y en el presupuesto.
Fecha de inicio y fin del contrato de servicio
Conocer las fechas de inicio y fin del trabajo es importante para todos, de forma de poder planificar otras actividades. Además, los trabajos tienen un precio mayor en función de la urgencia con que se requieran por lo que las fechas permiten ajustar el presupuesto
Presupuesto en el contrato de servicio
El presupuesto debe indicar el precio que tiene para el cliente el servicio a realizar. Debe estar desglosado por cada actividad de la descripción del servicio para que el cliente lo conozca y apruebe.
Al firmar el contrato el cliente acepta el monto y así se evita problemas posteriores.
Condiciones de pago
Estos dos factores se deben incluir para conocer el momento en que se tendrá la disponibilidad de los fondos de este trabajo.
Las condiciones de pago pueden ser:
- Por adelantado: En este caso el riesgo de impago o de morosidad es igual a cero, pero exige priorizar la culminación del trabajo en la fecha acordada, para retener al cliente.
- Por partes: El pago por partes permite al autónomo tener recursos para desarrollar el servicio y al cliente poder pagar en la medida que el trabajo avanza. La primera cuota o parte se debería pagar antes de iniciar el trabajo y la última al terminarlo. Es un modo de pago con riesgos compartidos en cuanto al pago, que permite controlar la calidad del servicio por parte del cliente.
- Al terminar el trabajo: En esta modalidad el autónomo asume todo el riesgo de la financiación del servicio, lo cual es financieramente muy negativo, porque reduce el flujo de caja y expone al impago y la morosidad. Esta condición de pago se debe evitar e incluso rechazar el trabajo si el monto del mismo puede afectar la solvencia del autónomo o pyme.
Modos de pago del contrato de servicio
Los modos de pago, pueden ser:
- Depósito en cuenta: Opción comúnmente utilizada y beneficiosa para analizar los flujos de caja de la empresa en un solo lugar. Además, el dinero está disponible.
- Cheque: Una opción que cada vez se utiliza menos a nivel mundial, aunque todavía perdura en algunos países. Tiene varios inconvenientes como el robo o extravío, además de la falta de fondos para cubrir el pago.
- Paypal, Stripe, etc.: Plataformas muy utilizadas para el pago inmediato. Se pueden colocar mediante plugins en la página web, pero se debe tener especial cuidado con las comisiones que cobran
- Otros: Se puede pensar en otros medios de pago como el efectivo, pero no es recomendable porque puede ser objeto de robo y provocar una pérdida patrimonial que luego no podrá ser recuperada.
Otras cláusulas
- Retraso en los pagos: Es bueno colocar dentro de las cláusulas del contrato lo que ocurre en caso de retraso en los pagos pactados. Por ejemplo, el pago de una tasa de interés, fijada en el contrato, por el tiempo de retraso. También se puede paralizar el servicio hasta haber recibido el pago, pero esto debe constar en el contrato para evitar problemas legales y retener al cliente.
- Impago: Lo que se vaya a hacer si se incumple el pago, también debe aparecer en el contrato. Bajo que circunscripción judicial se procederá al cobro de la factura y el procedimiento preferente (arbitraje, demanda judicial, etc.)
- Contratación de urgencia: Si el cliente desea una contratación de urgencia o acortar el tiempo en que se debe realizar el servicio, esto debe conllevar un cobro adicional, que debe aparecer en el contrato.
- Política de protección de datos: El manejo de la información del cliente debe ser realizado en estricto cumplimiento de la ley del país y se deben tomar todas las medidas necesarias para custodiar estos datos lo mejor posible.
- Otras: Se recomienda que un abogado elabore el contrato de servicio, acorde a las leyes del país para garantizar que el mismo cumple con todos los extremos legales y evitar riesgos legales futuros.
Firmas con nombres y números de documento de identidad
Las firmas del contrato se deben realizar haciendo constar los nombres y número de documento de identidad de los firmantes, autónomo y cliente. De esta forma se sella el pacto para el servicio a realizar.
Riesgos del contrato de servicio
- Incumplimiento de la ley: Se debe revisar el contrato para evitar que contenga cláusulas que sean contrarias a la ley y con ello dicho documento sea ilegal. Esta situación puede perjudicar tanto al prestador de servicios como al cliente, por lo que debemos ser muy cuidadosos en la elaboración del contrato.
- No tener contrato de encargo: El mayor riesgo es no tener contrato, porque genera indefensión tanto al prestador del servicio (autónomo) como al cliente, por lo que es la peor decisión que se puede tomar.